Savoir dire « non » au travail : nos conseils

Par peur de leurs supérieurs ou pour la sécurité de leur emploi, nombre de personnes n’osent pas refuser des tâches supplémentaires et requêtes diverses. Or, ne pas poser de limites risque de conduire à une perte de motivation et un désengagement, voire au burn-out. Voici quelques conseils pour savoir dire « non » de manière polie et faire accepter sa décision plus facilement.

Dire non à un supérieur

Opposer un refus à un supérieur est extrêmement difficile du fait de sa position, qui lui confère l’autorité, mais aussi par crainte de mettre son travail en péril. Toutefois, mieux vaut dire « non » pour privilégier la qualité actuelle de son travail et préserver sa santé mentale. Répondre dans la précipitation est à éviter. Mieux vaut le remercier pour sa confiance et demander un temps de réflexion pour évaluer sa charge et sa disponibilité. Cela permet de préparer ses arguments et éventuellement, des solutions alternatives.

Il est possible de répondre comme suit :

• « Mes collègues et moi sommes malheureusement à la limite de nos capacités depuis quelques mois. J’ai peur de ne pas pouvoir assurer une qualité optimale. Pouvons-nous envisager d’embaucher une personne pour étoffer l’équipe ? »
• « J’aimerais vraiment accepter cette mission, mais mon client X attend une livraison pour la fin de semaine ».
• « Ce mois-ci, j’ai accumulé l’équivalent de X heures supplémentaires. Serait-il possible de répartir les tâches entre plusieurs collègues ? »

Dire non aux collègues

Pour éviter de créer des dissensions néfastes à l’ambiance au sein de l’équipe, il ne faut pas répondre de manière impulsive et avec agressivité. Après avoir expliqué la raison, l’idéal est de proposer directement une alternative ou de participer à la recherche d’une solution. Cette attitude est synonyme de compréhension, d’implication dans la poursuite de l’objectif commun et de bonne volonté.

Voici quelques propositions de justifications :

• « Malheureusement, je me suis déjà engagé à aider/remplacer X ».
• « Je ne maitrise pas ce sujet, X pourra sûrement t’être plus utile. En contrepartie, je peux m’occuper de telle autre tâche. »
• « Cette semaine, je dois finaliser le projet X, mais la semaine prochaine, si tu as encore besoin de moi, je serai certainement plus disponible. »

Dire non à un client

La politesse et la diplomatie sont cruciales lorsqu’il s’agit de refuser une requête d’un client. Il ne doit pas se sentir moins important que les autres, mais comprendre que le planning de la période ne peut être bouleversé. Une option serait de lui demander de définir ses priorités et ainsi, décaler un projet. Le tout est de montrer qu’on cherche une solution pour lui.

Voici des suggestions de réponses :

• « En reportant un projet au mois prochain, nous pouvons peut-être nous arranger pour intégrer celui-ci au planning en cours. Quel est votre ordre de priorité ? »
• « Notre contrat fixe un volume de X heures mensuelles. Si nous convenons de tâches supplémentaires, nous devrons vous facturer un surplus ».
• « Je suis désolé, mais le planning est plein pour cette semaine-ci. Je vous planifie cette mission en priorité pour la semaine prochaine, cela vous convient ? »

Dire non à ses collaborateurs

Même si la position dans la hiérarchie permet théoriquement au manager de rejeter les demandes d’employés, en abuser risque de frustrer les personnes et de nuire à l’efficacité de l’équipe. Il faut vérifier la légitimité de chaque requête, et exprimer clairement la raison du refus. Une bonne communication contribue à la motivation de tous et à la bonne ambiance.

Voici des explications possibles :

• « J’ai conscience de votre charge de travail. Malheureusement, nous n’avons pas le budget nécessaire pour recruter cette année ».
• « Vos performances et votre engagement justifient amplement une promotion, mais le(s) poste(s) que vous souhaitez est (sont) pour le moment pourvu(s). Je vous recommande dès que l’un d’entre eux se libère ou qu’un nouveau est créé, mais en attendant, je peux négocier une augmentation de salaire pour vous ».
• « Je sais que vous avez été surbooké récemment. Dès que nous aurons bouclé ce projet important, vous pourrez prendre quelques jours de récupération en échange de vos heures supplémentaires ».

En conclusion, peu importe son niveau hiérarchique, dire « non » requiert une analyse de la situation du demandeur afin de lui montrer qu’on le comprend et identifier les bons arguments en conséquence pour expliquer le refus. Si possible, l’aider à trouver une solution contribue à maintenir des relations cordiales.